德阳农业科技职业学院计算机软硬件采购制度

为了提高采购效率、明确岗位职责、有效降低采购成本，满足对优质资源的需求，进一步规范计算机软硬件采购流程，加强各部门间的配合，特制定本制度。
本制度是购买服务器、电脑、办公用品及其他物资过程中的决策、价格监督、质量检测等行为的基本规范，应当按照科学有效、公正公开、比质比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度，防止采购过程中的不正当行为发生。
一、 采购及其规定
（一）采购的定义
采购是指某人或某部门根据办公或教学需要确定一种或几种设备，并按照规定的格式填写一份要求获得这些设备的单子的整个过程。
（二）采购单的要素
完整的采购单应包括以下要素：
1.采购的部门；
2.采购的物品名称；
3.采购的物品数量；
4.采购的物品规格；
5.采购物品的用途；
6.采购的物品的需求时间；
7.采购如有特殊需要请备注；
8.采购单填报人；
9.采购部门领导；
10.采购单审核人；
11.网络信息中心领导审核。
（三）采购单及其申报规定
1.采购单应该按照要素填写完整、清晰，由部门领导审核批准后报网络信息中心，网络信息中心审核通过后再报后勤处进行采购；
2.采购部门在提报采购单时应要求网络信息中心签字并备份该采购单；
3.涉及的采购数量过多时可以附件清单的形式进行提交，为提高效率该清单的电子文档也需一并提交；
4.遇部门办公、教学急需的设备，部门领导不在的情况，可以电话或其他形式请示，征得同意后提报网络信息中心和后勤处，签字确认手续后补；
5.如果是单一来源采购或指定采购厂家及品牌的产品，采购部门必须作出书面说明；
6.采购单的更改和补充应以书面形式由部门领导签字后报网络信息中心。
二、采购单的接收及分法规定
（一）采购的接收要点
1.网络信息中心在接收采购单时应检查采购单的填写是否按照规定填写完整、清晰，检查采购单是否经过部门领导审批；
2.接收采购单时应遵循无计划不采购，名称规格等不完整清晰不采购，图纸及技术资料不全不采购，库存已超储积压的设备不采购的原则；
3.通知网络信息中心人员核查采购物资是否有库存；
4.对于不符合规定和撤销的采购设备应及时通知采购部门。
（二）采购单的分发规定
1.对于采购单，后勤处应按照人员分工和岗位职责进行分工处理；
2.对于紧急采购项目应优先处理；
3.无法于采购部门需求日期办妥的应通知采购部门；
4.重要的项目采购前应征求部门相关领导的建议。
（三）采购周期的规定
1.单次采购金额预算在1万元以下的零星采购项目及产品的采购周期不应超过5天；
2.单次采购金额预算在1万元以上的项目比价采购，采购周期不应超过15天；
3.单次采购金额预算在20万元以上的项目由后勤处自行招标采购，采购周期不应超过40天；
4.单次采购金额预算在100万元以上的项目可委托代理招标公司代理招标，采购周期不应超过60天；
5.采购部门应按照以上1-4条中规定的时间提前提交采购单，采购部门如未能按时完成采购任务时应向单位领导说明原因；
6.遇到紧急采购应汇报单位领导采取快速优先采购的策略。
（四）询价及其规定
1.询价应认真审阅采购单的品名、规格、数量、名称；
2.属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3.对于紧急采购项目应优先处理；
4.所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则上不通过其代理或各种中介机构询价；
5.对于采购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6.遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向单位相关领导汇报拟邀请报价或投标单位的基本情况；
7.询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
8.除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在1万元以上的所有项目都应要求至少三家以上的供应商参与比价或招标采购，比价或招标项目应至少邀请四家以上单位参与；单次采购金额预算价格在20万元以上的项目应由后勤处组织招标，相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在100万元以上的项目由规划发展处决定是否委托第三方机构代理招标；
9.比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成所需物资和项目的能力；
10.在询价时遇到特殊情况应书面报请学校领导批示。
（五）到货验收
1.采购的计算机软硬件到货后，必须经过验收，才能正式投入使用；
2.设备到货后，验收工作按照合同要求执行，网络信息中心根据合同规定当场验货，有条件的须检查设备是否有损坏，备品、配件、资料、软件等是否齐全。软件到货后，验收方须检查软件介质是否有损坏，相关资料是否齐全等；
3.到货验收合格后，签收到货单，并复印存档；若不合格，则拒绝签收；
4.采购的设备和软件到货签收后，根据学校相关规定办理出入库手续。

来源：网络信息中心

责编：康瑞祥

编审：王维同